El Plan de Contingencia

Cómo preparar un plan de contingencia para la vuelta de septiembre

Septiembre va a ser un mes decisivo para muchas empresas. La vuelta a la actividad después del confinamiento ha dado lugar a planes de acción para el corto plazo, preocupadas por recuperar el ritmo y solucionar los problemas más acuciantes. Sin embargo, el parón del verano debe servir para aprovechar y estudiar cómo preparar un plan de contingencia para la vuelta de septiembre. Porque son muchas las cosas que tenemos que tener presentes, no solo para que esa vuelta sea segura, sino para que no afecte a tu negocio.

¿Por qué necesito un plan de contingencia?

Un plan de contingencia define los posibles escenarios que pueden darse y establece protocolos de actuación. Un plan de contingencia tiene como objetivo anticiparse a posibles situaciones de riesgos, de manera que si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el menor posible. Así las empresas están preparadas, saben cómo actuar y se sienten más seguras. Y eso beneficia al negocio, porque nada perjudica más a una empresa que la incertidumbre. 

Y aunque estamos ante un panorama que no conocemos y que no sabemos cómo va a evolucionar, sí que se puede preparar una base para la vuelta de septiembre.

¿Cómo preparar un plan de contingencia para la vuelta de septiembre?

• Identificar las actividades prioritarias y las secundarias. Esto nos ayudará a centrarnos en lo importante y saber qué actividades son susceptibles de paralizarse en el corto o medio plazo.
• Identificar los problemas o situaciones a los que nos enfrentamos. Así podremos determinar las posibles estrategias para hacerles frente rápidamente.
• Crear un comité de crisis. Así se comparte información, se estructura una hoja de ruta y además se establecen reuniones de seguimiento y monitorización permanente, para ir adecuándola conforme avance la situación. Es una manera de asegurar la coordinación y que fluya la información, algo clave para estar preparados.
• Incrementa la relación con tus proveedores y con el cliente final. Por un lado conocerás qué necesitan tus clientes y eso te dará pistas sobre cómo responder y así anticiparnos. Y por el lado de los proveedores tendrás pistas sobre su capacidad de respuesta.
• Pon el foco en controlar la caja. Muchos problemas están viniendo por la falta de liquidez de las empresas. Hay que tener un control exhaustivo de ingresos y pagos.
• Analizar los puestos de trabajo. Así podemos clarificar en qué puestos de trabajo la prestación de servicio puede realizarse a distancia (teletrabajo) y en qué puestos será presencial.
• Elaboración de un protocolo de trabajo presencial. Con todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad de tus empleados: modificaciones de jornada, entradas y salidas escalonadas, uso de mascarilla, distancia de seguridad, incrementar las tareas de limpieza y desinfección, ventilación, control de temperatura …
• Elaboración de un protocolo de teletrabajo. Hay que establecer un horario, de acuerdo con el trabajador y aportarle todos los instrumentos necesarios para que pueda hacer su trabajo cómo si estuviera en la oficina. 
• Establecer un plan para el caso de que aparezca un caso de coronavirus en la empresa.
• Busca un buen asesoramiento. Es importante que te apoyes en profesionales que estén más informados de lo que está pasando. O que te ayuden en tus dudas sobre cómo preparar un plan de contingencia para la vuelta de septiembre. O que te informen sobre las nuevas ayudas, legislaciones, herramientas que te sirvan para responder al reto al que nos enfrentamos. 

Además es clave informar y formar a tus empleados sobre las medidas preventivas y sobre el plan de contingencia de la empresa. Así se sentirán más seguros y podrán implicarse más en sacar adelante el negocio. Una buena comunicación es un bien muy preciado para las empresas. Por ello recuerda que es fundamental transmitir un mensaje claro y mantener la calma en las situaciones más difíciles, con el fin de que los empleados se sientan informados y apoyados en todo momento. 

Y recuerda consultar con nuestros especialistas. Estudiaremos tu caso te asesoraremos sobre la mejor solución y te acompañaremos en todo el proceso.