¿Cómo implementar un plan de compliance?

Elaborar e implantar dentro de la empresa un Plan de Compliance,  es ya una responsabilidad ineludible. Y da igual que seas una multinacional, una cotizada o una pyme. Todas tienen tienen la obligación de implementar un Plan de Compliance de manera proporcional a su sector de actividad, dimensión y operativa geográfica.

Implementar un plan de compliance es una exigencia legal y un mecanismo de transparencia

Hay que tener muy claro que la inexistencia de estos planes agravaría la responsabilidad penal a la que pudiera enfrentarse la empresa. Por lo tanto, implementar un plan de compliance significa adoptar una serie de medidas preventivas frente a los posibles delitos que se puedan producir en el ámbito interno, tanto respecto a la misma como respecto al exterior.

Pero además, hoy en día, vigilar por el cumplimiento normativo y la responsabilidad penal de las empresas, supone no solo una respuesta a un exigencia legal, sino un mecanismo de transparencia y un medio de generación de valor empresarial. 

De hecho, la política de compliance puede integrarse con otras políticas de la entidad relativas a otros ámbitos de gestión como es el control de Calidad, Responsabilidad Social Corporativa, las políticas medioambientales, la Seguridad y Salud Laboral….

Pero, ¿cómo implementar un plan de compliance? ¿Qué debe incluir? ¿Cómo debo comunicarlo? Te lo explicamos.

El Corporate Compliance se define como el conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales derivados de su actividad y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.

Qué debo tener en cuenta a la hora de implementar un plan de compliance

El diseño de un plan de compliance debe incluir:

• El ámbito de aplicación, que suele ser el conjunto de los miembros de la organización. 
• Compromiso expreso. Reconocer la responsabilidad de la compañía frente a la prevención de delitos y priorizar la exigencia en el cumplimiento de la legislación penal aplicable a todos sus miembros.
• Canal de comunicación. Hay que diseñar canales de comunicación para dar a conocer la política de compliance de una forma efectiva a empleados, directivos, proveedores, accionistas, clientes….  Además deberá crearse un  canal de denuncias corporativo, protegiendo a los denunciantes y garantizando la confidencialidad del proceso, y fomentar su uso.
• Evaluación y actualización. Se deberá mantener un compromiso de mejora continua y establecer mecanismos de evaluación para adaptarse a los riesgos. 

A partir de estos principios, hay una serie de estándares básicos que proporcionan las directrices necesarias para implementar un plan de compliance: 

• UNE-ISO 19600, de Sistemas de gestión de de compliance; 
• UNE-ISO 3100, Gestión del riesgo, principios y directrices; 
• UNE 19601, de Sistemas de gestión de Compliance Penal; 
• UNE 19602, Sobre el sistema de gestión del compliance tributario 
• UNE 37001, sobre sistemas de gestión antisoborno.

Cómo implantar un plan de compliance efectivo

Una vez hayamos determinado qué norma vamos a aplicar y cuales son nuestros objetivos, para la efectiva implantación del plan de compliance, debemos introducirlo en nuestros procesos estratégicos, operativos y funcionales, y establecer mecanismos de evaluación.

Hay que comprobar los logros obtenidos en relación con los objetivos de compliance que hemos marcado. No es posible conocer su eficiencia si no verificamos y observamos la validez de los procesos y sus.

Podríamos decir para concluir que implementar un plan de compliance requiere mantenerlo vivo. Hay que crear herramientas para monitorizar el cumplimiento y también para adaptarlo a los cambios que puedan surgir.

Además de estar al corriente de nuestros riesgos y compromisos como empresa, la evaluación continua favorece el cumplimiento de los objetivos y obligaciones en compliance de forma estandarizada, dentro de nuestros procesos de negocio. Al mismo tiempo que nos ayudará a incentivar y crear una cultura ética en nuestra pyme.

Si todavía no has implantado un plan de compliance en tu empresa o quieres que lo revisemos, llámanos. En Sirera y Saval contamos con especialistas en corporate compliance que pueden ayudarte.