El protocolo familiar es una de las herramientas más útiles para la gestión y continuidad de la empresa familiar

La sucesión es uno de los grandes problemas que amenaza la supervivencia de este tipo de empresas. Según un estudio sobre la sucesión en la empresa familiar elaborado por la consultora KPMG junto con la escuela de negocios IESE y la consultora Russell Reynolds, solo el 44% de estas empresas llega a la segunda generación, el 7% a la tercera y solo el 3% a la cuarta. En la mayoría de los casos, el no haber planificado bien el relevo generacional, a través de un protocolo familiar, es la principal causa de conflictos, roces y eso lleva a su desaparición.

Un protocolo familiar es un conjunto de normas y principios que regulan la relación entre familia y negocio. Esas reglas de juego deben establecerse partiendo del diálogo y el consenso entre la familia empresaria, para así crear un compromiso de buen gobierno que motive a todos. Además con el protocolo familiar se consigue la profesionalización del negocio familiar y se evita la imprevisibilidad, pues se sabe qué va a ocurrir con la sucesión, la propiedad, el modelo de negocio, … Eso sí, debe ser un documento flexible, y más en los tiempos actuales, para adaptarse a los momentos y necesidades de la empresa.

Para elaborar un protocolo familiar es importante contar con un experto ajeno a la familia. Alguien que pueda redactarlo de manera sencilla para que no genere confusiones ni incertidumbres. Además, que pueda mediar entre los diferentes intereses y conozca el proceso para saber qué es importante y qué no, que pueda dirigir a la familia en cada una de las etapas y al que dirigirse cuando surjan dudas. En Sirera y Saval tenemos una gran experiencia en la elaboración de protocolos familiares y en asesorar a este tipo de empresas en todo el proceso.

¿Cómo se hace un protocolo familiar? Hay cuatro fases muy definidas:

• Hay que analizar la situación familiar y empresarial. Para ello es necesario hacer entrevistas individuales y confidenciales con los diferentes miembros de la familia y estudiar los estados financieros, estatutos y todos aquellos documentos relevantes.
• Este es el momento más complejo. La familia tiene que debatir, abiertamente, cada uno de los aspectos que debe recoger el protocolo para ir alcanzando acuerdos sobre la relación entre la familia y entre la familia y la empresa. Por ejemplo, se debate sobre cómo incorporar nuevos familiares a la empresa, el modelo de sucesión, la organización y los órganos de gobierno, la forma de resolver conflictos, la salida, las políticas de remuneración y dividendos, … son muchos los temas, por eso es una fase que se puede alargar en el tiempo.
• Implantación. Tras la aprobación de todos los aspectos del protocolo familiar hay que plasmarlos en un documento legal y ponerlos en marcha. Es una fase cuya complejidad dependerá del grado de profesionalización que exista en la empresa y de las expectativas de cada miembro de la familia.
• Incorporación. Consiste en comprobar que la implantación ha sido un éxito y el protocolo está incorporado a la vida familiar y empresarial. Por ejemplo, ver que el Consejo de Familia funciona, la sucesión se está realizando tal y como estaba prevista, si surgen disputas entre miembros de la familia por la empresa se acude al protocolo para resolverlos…

A estas fases habría que añadir una quinta. La revisión. Un protocolo familiar tiene vocación de permanencia en el tiempo, pero es conveniente garantizar una revisión periódica por si hay que adaptarlo a las nuevas circunstancias. Así ganará en eficacia.

Sirera y Saval Abogados